무슨 일을 하든지 생산성을 높이고 싶어 한다. 회사가 되었든, 개인이 되었든 말이다. 생산성을 높이는 방법에는 어떠한 것들이 있는 알아보도록 하자.
목차
생산성을 통해 궁극적으로 얻고자 하는 것은 자유이다.
생산성이 높은 사람, 낮은 사람, 둘 중 어떤 사람이 될래라는 질문을 받으면 100중 99는 생산성 높은 사람이 되고 싶다고 답할 것입니다. 반면에 수입이나 기타 조건이 동일하다면 더 많은 일을 할래, 적게 할래라는 질문을 받으면 기왕이면 적은 일을 하는 것을 선택할 것입니다. 결국 우리가 원하는 것은 더 적은 일을 하면서도 최대한의 생산성을 올리는 것입니다. 이렇게 원하는 것이 확실한데도 불구하고 우리는 종종 생산성은 곧 많은 일을 하는 것이라는 착각에 점점 원하지 않는 삶으로 빠져들곤 합니다. 책 초생산성의 저자 마이클 하얏트는 생산성의 목표는 더 많은 일을 하는 것이 아닌 올바른 일을 하는 것이라고 말합니다. 올바른 일이란 내가 잘하면서도 좋아하는 일, 즉 갈망 영역에 속하는 일입니다. 왜? 우리가 생산성 있는 삶을 살아야 하는지와 생산성을 즉시 향상해 줄 수 있는 비법들에 대해 이야기해 보겠습니다. 올바른 일에 집중하는 것이 생산성이라면 이 생산성을 통해 우리가 궁극적으로 얻고자 하는 것은 무엇일까요? 돈, 명예, 행복, 마이클 라이아트는 바로 자유라고 말합니다. 생산성과 자유라는 말을 함께 두니 굉장히 안 어울리는 것 같기도 하지만 마이클 하얏트가 말하는 자유란 놀고먹는 배짱이 같은 삶이 아닌 삶의 주인으로서 선택권과 주도성을 갖는 삶의 태도를 의미합니다. 그는 우리가 네 가지 종류의 자유를 추구해야 한다고 말합니다. 집중할 자유, 현재에 있을 자유, 즉흥적일 자유, 아무것도 하지 않을 자유, 목표를 이루는 데 필요한 행동에 집중하고 일하지 않을 때는 일 걱정 없이 현재에만 머무르며 가끔은 즉흥적인 일탈을 감행할 수 있고, 때로는 온전한 쉼을 취할 수 있는 자유가 우리가 추구해야 할 목표라는 것입니다. 우리가 삶의 생산성을 높여야 하는 이유는 바로 이 자유를 얻기 위해서입니다. 마이클 하얏트는 이 자유를 쟁취하기 위한 9가지 비법을 책에서 소개합니다. 이 비법들은 크게 멈춰라, 잘라내라, 행동하라의 세 가지 단계로 나뉘는데, 가장 실용적이라 생각되는 잘라내라에 속하는 세 가지 비법을 소개해 드리겠습니다. 삶을 어지럽히는 군더더기를 잘라내고 진정한 자유를 성취할 수 있는 비법들입니다.
첫째 제거하기입니다.
중요하지 않은 일은 하지 말라는 것입니다. 파레토 법칙을 들어보셨나요? '우리 성과의 80%는 우리 행동 중 20%에서 비롯된다는 법칙입니다.' 바꿔 말하면 우리 행동 중 80%는 전체 성과의 20%밖에 못 만드는 생산성 떨어지는 조금 강하게 말하면 쓸모없는 일이라고도 할 수 있습니다. 힘이 들지만 성과는 적은 이런 일들은 최대한 제거해야 합니다. 나는 4시간만 일한다의 저자인 팀 페리스는 초창기 사업을 하며 자신의 상품에 대한 부정적인 리뷰를 없애는데 업무 시간 중 80%를 사용했다고 합니다. 그러나 정작 이런 고객들은 매출에서 극히 일부만을 차지하고 있다는 것을 깨달은 팀 페리스는 부정적인 리뷰를 없애는 일을 제거하고 매출의 대부분을 차지하는 열성 팬들을 위한 사업에 집중했다고 합니다. 그 결과 훨씬 더 큰 불을 이뤘을 뿐 아니라 4시간만 일한다라는 말이 보여주듯 시간적 자유를 얻었습니다. 이 영상을 보시는 분들 각자 하는 일이나 처한 상황이 다르지만 시간은 많이 드는데 정작 내 성과나 수입과는 큰 상관이 없는 업무들이 많이 있으실 것입니다. 이 일을 없애도 되나 불안한데 하는 마음이 드실 것입니다. 그렇지만 일단 제거해 보세요. 생각보다 그 일을 하지 않아도 큰 문제가 일어나지 않는다는 것을 깨달으실 수 있으실 것입니다.
둘째 자동화하기입니다.
코딩하는 공익 반병현 님에 대해서 들어보셨나요? 노동청 사회복무요원으로 근무하던 이분은 최근 1년간 노동청에서 발송된 모든 등기우편의 발송 내역을 하나하나 조회해 파일로 정리하라는 일을 받았습니다. 약 4천여 건의 우편물을 일일이 조회해 정리해야 되는 6개월은 걸릴 법한 잡무였습니다. 그런데 반병현 씨는 파이썬 코딩을 이용해 단 하루 만에 이 일을 처리해 버렸습니다. 자동화의 힘을 가장 전형적으로 보여주는 사례라고 할 수 있습니다. 꼭 코딩을 할 줄 알아야 자동화가 가능한 것은 아닙니다. 자동화에 대한 아이디어만 가지고 있으면 적용할 수 있는 방법은 정말 많습니다. 마이클 하얏트는 초생산성에서 다양한 자동화 실천 방안을 제시합니다. 대표적인 예시로 리추얼 활용하기가 있습니다. 리추얼이란 정해진 순서에 따라 규칙적으로 수행하는 행동 패턴입니다. 아침에 일어나서 자기 전에 직장에 출근하고 나서 퇴근하기 전에 해야 할 일을 정해놓고 자동으로 반복하라는 것입니다. 가령 '아침에 일어나면 5분간 양치를 하고 10분간 스트레칭을 한 후 20분간 샤워하고 30분간 아침을 먹는다.' '직장에 출근하면 10분간 진행 중인 프로젝트들의 진행 상태를 확인하고, 5분간 이메일을 확인한 후 10분간 오늘 할 일의 리스트를 작성한다.' 이런 식으로 말입니다. 이렇게 리추얼을 사용하면 뭐 해야 되지를 생각 하며 낭비하는 시간을 아낄 수 있습니다. 또한 리추얼 중 하루를 계획하거나 반성하는 시간을 넣어놓으면 정말 중요하지만 하지 못한 일은 무엇인지 안 해도 되는 일인데 시간을 잡아먹는 일은 없는지를 지속적으로 반성할 수 있습니다. 당장 적용이 가능한 또 다른 방법으로는 템플릿 자동화가 있습니다. 메일을 자주 보내야 하는 직업의 경우 보내는 내용의 디테일은 달라도 큰 틀에서는 몇 가지 한정된 주제의 이메일을 반복해서 보내게 됩니다. 고객의 불만에 대처하는 메일, 반품을 요청하는 메일 등등 매번 메일 내용을 처음부터 끝까지 만들어내게 되면 그만큼 고민하는 시간도 늘어나고 실수할 확률도 올라가게 됩니다. 따라서 템플릿을 미리 만들어놓고 상황에 필요한 템플릿을 꺼내서 수정만 한다면 그만큼 시간을 아낄 수 있는 것입니다. 프레젠테이션을 자주 하는 직업을 가졌거나 학생이라면 가장 자신 있는 PPT 템플릿을 만들어 놓으면 매번 발표 자료 제작하는 시간이 절약됩니다. 이메일 읽는 시간을 아끼기 위해 이메일 필터링 소프트웨어를 사용하는 것도 유용합니다. 요즘은 따로 소프트웨어를 설치하지 않아도 g메일이나 네이버 메일에서 메일을 소셜 프로모션, 스팸 등으로 자동으로 분류해 줍니다. 이런 기능을 제공하는 메일 서비스를 이용하면 메일을 분류하는 작업을 자동화하는 셈인 것입니다. 또 메일 주소가 여러 개인 사람은 마이크로소프트의 아웃룩이나 무료 메일 관리 프로그램인 선더버드 등을 이용해 여러 사이트들을 들어가고 확인하는 시간을 아낄 수 있습니다. 이외에도 노션, 에버노트, 구글 캘린더, 구글 문서, 엑셀 등 다양한 소프트웨어를 통해 업무를 자동화할 수 있는 방안들은 정말 끝도 없이 많습니다. 그냥 구글에 찾아보기만 하면 됩니다. 어떤 일을 하면 더 쉬운 방법이 있을 텐데라는 생각이 든다면 분명 있을 것이라고 믿고 그 방법을 찾아 나서야 합니다.
셋째, 위임하기입니다.
우리 모두 적성과 흥미가 다릅니다. 이는 곧 나는 못하고 재미없어하는 일을 누군가는 잘하고 재미있어 할 수도 있다는 뜻입니다. 우리는 내가 하기 싫은 일은 남들도 하기 싫겠지라고 생각을 하지만, 이는 너무 자기중심적으로 세상을 바라보는 것입니다. 마이클 라이어트는 잘하지도 못하고 하면 괴롭기만 한 일은 부탁을 하든 돈을 지불하든 나보다 그 일을 잘하고 즐기는 사람에게 위임해야 한다고 말합니다. 우리가 위임을 잘 못하는 이유는 크게 두 가지입니다.
첫째, 그냥 내가 하는 게 더 빠르고 편하다.
첫 번째 생각은 일견 타당해 보입니다. 남에게 설명하고 가르칠 시간에 내가 빨리 하는 게 처음에는 시간과 노력이 덜 들기 때문입니다. 그렇지만 그렇게 사용되는 1분 10분, 하루가 쌓이고 쌓이면 위에 드는 시간보다 많은 시간이 낭비되게 됩니다. 그렇기에 처음에 조금 힘이 들더라도 차분하게 남에게 일을 하나하나 위임해야 결과적으로 더 많은 시간과 생산성을 얻을 수 있습니다.
둘째, 위임이 자신이 싫어하는 일을 남에게 떠넘기는 무례한 행동이다.
위임이 무례하다는 생각은 오히려 타인의 가치관과 직업을 비하하는 생각일 수 있습니다. 타인이 어떤 일을 즐기며 그 일을 통해 자아 실현하고 있는데, 저런 힘든 일을 남들 대신하다니 불쌍하네 하는 동정 어린 시선으로 보는 것만큼 무례한 태도가 있을까 싶습니다. 당연히 나 대신 무언가를 해주는 이에게 감사하는 마음을 가져야 하지만 감사를 넘어 동정 혹은 미안한 마음을 갖는 것은 정말 쓸데없는 오지랖입니다. 마이클 하얏트는 진짜 오만함은 좋아하지 않는 일을 위임하는 것이 아니라 내가 싫어하는 일은 다른 사람도 싫어한다고 여기는 것이라고 말합니다. 당신이 정말 좋아하고 당신의 성공에 필요한 일을 하기 위해 당신보다 타인이 더 좋아하고 잘하는 일은 적극적으로 위임해야 합니다.
행복한 일에 집중해라.
우리는 모두 하루 24시간, 일주일 168시간을 가지고 살아갑니다. 누군가는 이 시간에 자아실현도 하고 여가도 즐기며 진정한 자유를 누리며 사는 반면 대부분의 사람들은 자유롭지 못한 삶을 살아갑니다. 이는 직업의 종류, 부의 수준에 따른 차이도 있지만 보다 근본적으론 시간을 바라보는 관점의 차이에서 비롯되는 것입니다. 삶의 군더더기를 잘라내십시오. 제거하기, 자동화하기, 위임하기를 통해 내게 중요하지 않은 일들을 없애고 보다 중요하고 행복한 일에 집중하십시오. 이것이 같은 시간을 다르게 살아가는 비밀입니다.